Organiser son temps et être efficace

Mes articles se font un peu plus rares depuis le mois de décembre. En effet, j’ai lancé mon entreprise au mois de novembre, je passe un examen en mars et je travaille sur un projet qui verra le jour dans quelques semaines. J’ai ainsi passablement moins de temps à consacrer à mon blog. Or, dès la fin de mon examen, j’aimerais reprendre un rythme de publication plus régulier car l’écriture et la photographie me manquent. Ces quelques lignes m’amènent ainsi à un sujet que je trouve important et qui pourra probablement vous intéresser : l’organisation du temps. Si dans certains domaines de ma vie je fais les choses au dernier moment, j’aime être organisée dans mon quotidien et dans mon travail. Dans cet article, je partage avec vous les quelques pistes qui fonctionnent très bien pour moi et qui me permettent d’être efficace. Il est intéressant de noter que l’on peut utiliser ces techniques aussi bien pour organiser sa vie quotidienne que son activité salariée.

Faire des listes. J’ai toujours adoré faire des listes de choses à faire. Et les tracer lorsqu’elles sont terminées. Quel plaisir d’arriver au terme de sa journée et de voir tout ce qui a été réalisé. Cette pratique a plusieurs avantages : les tâches couchées sur le papier n’encombrent plus notre mental car on sait qu’on ne les oubliera pas ; cela permet d’avoir une vision d’ensemble de ce qui doit être réalisé tout en évaluant le temps pour chaque chose ; au terme d’une journée, d’une semaine ou d’un mois, on peut faire le bilan de ce qui a été fait. Bien souvent, j’ai l’impression de ne pas avoir été productive. Or, en regardant mes listes, je peux me rendre compte de tout ce que j’ai fait et ainsi invalider ce sentiment.

Chaque lundi, je prends une feuille blanche et j’y note toutes les choses à faire. Ensuite, j’inscris les jours de la semaine et j’y répartis l’ensemble des tâches. J’essaie d’alterner entre celles qui me plaisent et celles qui me plaisent moins, celles qui sont rapidement terminées et celles qui prennent davantage de temps.

Je décortique au maximum chaque activité selon ses spécificités. Par exemple, je n’écris pas « répondre aux e-mails » mais je divise ceci en plusieurs cas spécifiques : « répondre aux e-mails des clients », « répondre aux e-mails des employés », « trier les candidatures reçues », « envoyer les convocations pour les entretiens », « envoyer les e-mails de refus », etc. Réaliser en même temps toutes les activités d’une même catégorie permet d’aller beaucoup plus vite. Dans le cas des convocations pour les entretiens, cela me permet de copier/coller le même texte dans dix e-mails à la suite. C’est beaucoup plus rapide que traiter un e-mail d’un client, puis une convocation, puis revenir à celui d’un autre client.

Durant un mois, j’établis trois sortes de listes :
⋅ une hebdomadaire : je la rédige en général le dimanche ou le lundi, en reprenant les éléments de la semaine précédente que je n’ai pas eu le temps de faire. J’y inscris tout ce qui est à réaliser.
⋅ une quotidienne : une fois que la liste hebdomadaire est terminée, je répartis les tâches sur les cinq jours de la semaine. Chaque matin, je regarde ce qui est à faire et j’y apporte éventuellement des modifications au gré de l’humeur, en déplaçant ou en ajoutant des tâches.
⋅ une mensuelle : je note ici ce qui est très important et qui doit être fait durant le mois, comme remplir la déclaration d’impôt ou préparer un dossier dont l’échéance est proche. J’intègre ensuite ces éléments dans une liste hebdomadaire.

Prioriser et estimer le temps de chaque tâche. Tous les matins, avant de commencer à travailler, je consulte les tâches prévues pour la journée. Je prends quelques instants pour quantifier la durée d’exécution de chacune et définir lesquelles sont les plus importantes. Cela me permet de détailler heure par heure le travail à effectuer par ordre de priorité.

Planifier chaque activité. C’est un des secrets pour être efficace. N’est-il pas commun de dire que l’on se noie dans les e-mails ? Ou que l’on ne sait plus où donner de la tête tant il y a à faire ? La planification permet de réduire considérablement le sentiment d’être débordé. De toute évidence, on ne peut pas réaliser plus d’une tâche à la fois. La solution consiste donc à prévoir un temps pour chaque chose, s’y consacrer à 100% et ne pas se laisser distraire durant son exécution. Si on écrit un rapport puis qu’on s’arrête pour répondre à un e-mail, tout en prenant un appel téléphonique entre-deux, on peut être persuadé qu’on ne sera pas efficace. J’ai souvent lu que la planification jouait un grand rôle dans l’accomplissement des tâches. En quelque sorte, c’est comme si une partie du travail avait déjà été effectuée.

Exemples :
⋅ Les e-mails : je ne réponds pas à mes e-mails en continu. Pour reprendre les exemples ci-dessus, je prévois en règle générale 10 minutes quotidiennes pour répondre aux e-mails des employés, 15 minutes pour ceux des clients, je réserve ensuite deux plages par semaine pour envoyer les convocations aux entretiens ainsi que les e-mails de remerciement et de refus de candidatures.
⋅ Les candidatures : je reçois quotidiennement des dossiers par e-mail. Une ou deux fois par semaine, je consacre une trentaine de minutes à l’analyse de ces derniers puis je leur applique un libellé « A convoquer » ou « A refuser ». C’est à un autre moment que j’enverrai les e-mails de convocation ou de refus. Je n’aurai ainsi plus qu’à ouvrir le libellé « A convoquer » et envoyer le même message à l’ensemble des candidats, en modifiant simplement l’heure.
⋅ Les factures : de la même façon, j’établis la totalité des factures. Lorsqu’elles sont prêtes, je les envoie toutes les unes après les autres, en utilisant le même texte dans l’e-mail que j’adapte en fonction du destinataire.

Se mettre dans un état d’esprit d’efficacité. Lorsque je démarre ma journée, après avoir pris connaissance de ma liste, priorisé et noté les horaires, je me sens totalement motivée pour effectuer le travail. C’est comme un challenge quotidien, j’essaie de respecter le planning, de terminer chaque tâche dans les temps prévus. Je fais les choses les unes après les autres, en me concentrant totalement sur chacune d’entre elles et je les barre lorsqu’elles sont terminées. Ainsi, je me sens vraiment efficace et cela me donne encore plus de motivation à travailler.

Ne pas hésiter à reporter si on n’est pas en forme. Il y a des jours où l’on a moins d’énergie, on est plus fatigué, moins concentré. Parfois, je débute une tâche et je constate que cela me prend davantage de temps qu’habituellement. En général, ce sentiment va de pair avec une insatisfaction quant à la manière dont je la réalise (en d’autres mots, je ne suis pas contente de ce que je produis à ce moment-là). Dans ces cas, j’ai appris à ne pas continuer car il n’en résultera que du négatif. En effet, j’ai remarqué qu’en luttant et en me forçant à continuer, j’entre dans un cercle vicieux qui n’est pas productif et qui me rend encore moins motivée que je ne l’étais au début. Aujourd’hui, si je vois que je bloque sur un sujet, je le remets au lendemain et je regarde ce que je pourrais faire qui demande moins d’énergie ou de concentration et je me focalise là-dessus. Je reviendrai sur la tâche initiale à un autre moment, lorsque je serai plus en forme.

Et vous, quelles sont vos astuces pour être bien organisé au quotidien ? Utilisez-vous celles évoquées dans cet article ?

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